Jouw e-mail spam?

Ongeveer 70% van alle e-mail is spam. Om je tegen een zondvloed van ongewenste mail te beschermen zijn er spamfilters uitgevonden. Een spamfilter zou eigenlijk alleen ongewenste e-mail moeten tegenhouden, maar helaas worden ook regelmatig gewenste berichten voor spam aangezien. Jouw e-mail belandt dan in de spambox van de ontvanger, of erger, komt niet aan.

Omdat spammers steeds slimmer worden in het omzeilen van spamfilters, worden spamfilters steeds strenger. Maar, als jij weet waar spamfilters naar kijken bij het filteren van e-mail, dan weet je ook waar je op moet letten om te voorkomen dat jouw e-mail wordt tegengehouden door een spamfilter.

Hoe werkt een spamfilter?
Spamfilters filteren e-mail en houden elk mailtje tegen het licht aan de hand van een lange lijst criteria. Elke keer dat een e-mail beantwoordt aan een bepaald criterium, krijgt de e-mail strafpunten of juist bonuspunten. De ene eigenschap weegt daarbij zwaarder dan een andere. Als de lange lijst met criteria is doorlopen, wordt de balans opgemaakt en krijgt het mailtje een eindscore. Slaat de balans door richting strafpunten, dan wordt de e-mail meestal nog gewoon afgeleverd. Komt de eindscore boven een bepaald aantal strafpunten, dan belandt het bericht in de spambox van de ontvanger. E-mail die heel veel strafpunten krijgt wordt zelfs helemaal niet afgeleverd. Je krijgt dan soms de foutmelding ‘550 the content of this message looked like spam’ of ‘550 Message rejected as spam by Content Filtering’.

Voorkom dat je e-mail als spam wordt gezien
Om ervoor te zorgen dat jouw berichten bij de ontvanger terechtkomen, is het belangrijk een zo laag mogelijke eindscore voor spam te krijgen. Hieronder wat tips die je helpen bij het samenstellen van je e-mail. De lijst met tips is niet volledig. Dat is niet mogelijk, want er zijn vele spamfilters en de criteria veranderen regelmatig.

1. Onderwerp en inhoud van je bericht
De inhoud van het bericht is een van de punten waar een spamfilter naar kijkt. Zo maar wat zaken waar veel spamfilters op letten en die strafpunten opleveren staan hieronder.

• Spamfilters geven strafpunten als je een URL plaatst in de onderwerpregel van je e-mail.
• Er staan spamgevoelige woorden in het onderwerp en in de inhoud van het bericht. Bij spamgevoelige woorden moet je niet alleen denken aan medische behandelingen, seksueel stimulerende middelen en dergelijke, maar ook aan woorden als ‘win’, ‘gratis’, ‘urgent’ en ‘dringend’.
• Ook het gebruik van teveel hoofdletters en uitroeptekens kan zorgen voor extra strafpunten.
• Te weinig tekst of te weinig tekst in combinatie met een of meerdere URL’s in de tekst kun je beter vermijden. Staan er URL’s in je tekst, zorg dan voor een een goede verhouding tussen de URL’s en de ‘gewone’ tekst.
• Afbeeldingen in een tekst plaatsen valt ook niet altijd goed. Het is beter om ze mee te sturen als bijlage. Gebruik je wel een afbeelding, zorg dan voor voldoende tekst, zodat de balans tussen tekst en beeld goed is (dat wil zeggen: beduidend meer tekst dan beeld).
• Een te rijk opgemaakte tekst of aparte lettertypes geven vaak strafpunten. Houd de opmaak van e-mail simpel en vermijd het gebruik van gekleurde tekst, tabellen en aparte (exotische) lettertypes.

2. Bijlagen
Stuur je een bijlage mee, gebruik dan geen lange of vreemde bestandsnamen. Wil je .exe of andere uitvoerbare bestanden sturen, gebruik dan een online verzenddienst voor bestanden, zoals WeTransfer.

3. Prioriteit
Als je e-mail verzendt met ‘hoge prioriteit’, dan verschijnt er bij de ontvanger een rood uitroepteken bij het bericht. De e-mail wordt dan sneller bekeken (hoop je). Dat willen spammers ook, dus versturen ze ook vaak hun mail met een verhoogde prioriteitsinstelling. Spamfilters zijn daar alert op en je vergroot de kans dat je mail in de spambox terechtkomt.

4. SMTP-instellingen van je mailprogramma
Het e-mailprogramma op je computer gebruikt bepaalde instellingen die worden gebruikt bij het versturen van e-mail. Controleer of de instellingen voor verzenden (SMTP) op:

• verzendende server: mail.jouwdomeinnaam.nl (in plaats van jouwdomeinnaam.nl moet jouw domeinnaam zijn ingevuld)
• poort: 465
• SSL: aan
• Authenticatie: ja. Deze instelling vind je vaak onder de geavanceerde instellingen. Vaak wordt het geformuleerd als ‘This server requires authentication’. Dit moet aangevinkt zijn.
  Soms dien je de authenticatiegegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) ook in te vullen. Een andere keer hoef je alleen maar een vinkje te plaatsen bij de optie dat dezelfde aanmeldgegevens als voor inkomende e-mail moeten worden gebruikt.

5. Afzender e-mailadres
Het afzender e-mailadres moet een geldig e-mailadres zijn en moet dus ook mail kunnen ontvangen. Gebruik dus geen Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. adres, want spammers gebruiken namelijk vaak niet bestaande e-mailadressen als afzender.

6. SPF-record
Als in de DNS van jouw domeinnaam het SPF-record niet goed staat ingesteld, geeft dat bij de meeste spamfilters zo’n hoge spamscore dat je e-mail niet eens wordt afgeleverd.
SPF is de afkorting van Sender Policy Framework. En ‘record’ geeft aan dat het een regel is die aan de DNS van een domeinnaam wordt toegevoegd.
In het SPF-record staat informatie over welke mailservers namens jouw domein e-mail mogen verzenden.
Als je hosting bij ons afneemt, dan hebben wij het SPF-record voor je aangemaakt. Je hoeft dus niets in te stellen of te wijzigen, want het staat allemaal al goed ingesteld. Maak je echter gebruik van een externe mailserver (bijvoorbeeld van Microsoft Office 365), dan moet je het SPF-record aanpassen.

7. Geen of een ongeldig DKIM-record
Met DKIM (DomainKeys Identified Mail) wordt elke e-mail die je verstuurt ondertekend met een digitale handtekening. Deze handtekening wordt gebruikt om te bewijzen dat jij de afzender van de e-mail bent. Een DKIM record wordt ingesteld in de DNS van je domein. Host je bij ons, dan is de kans klein dat er iets mis is met het DKIM-record. Mocht uit tests blijken dat het DKIM-record ongeldig is, neem dan contact met ons op.

8. Aantal e-mails tegelijk
Stuur je veel e-mails met dezelfde inhoud (mailings), dan is het beter om daarvoor een speciale maildienst te gebruiken. De mailservers zijn speciaal ingericht voor het verzenden van grote hoeveelheden e-mail, onder andere doordat ze de mail in partijen versturen van bijvoorbeeld steeds 50 stuks. Daarna wacht de mailserver enkele minuten alvorens de volgende partij te sturen. Veel gebruikte maildiensten met gratis mogelijkheden voor het verzenden van nieuwsbrieven zijn Mailchimp en Laposta.

Een goede vuistregel is: heb je voor je nieuwsbrief meer dan 100 inschrijvers, gebruik dan een maildienst.

9. Veilige afzenders
Veel gratis e-maildiensten zoals Gmail en Hotmail kijken ook naar het domein van de afzender van een e-mail. Als dit domein niet in de contactpersonen of in de lijst van veilige afzenders van de ontvanger voorkomt en nog niet eerder gemaild heeft dan zal die mail standaard in de spambox aankomen. Weet je dat dit bij een bepaalde ontvanger gebeurt, vraag deze dan om jouw e-mail naar de inbox te verplaatsen en je afzenderadres toe te voegen aan hun contactenlijst. Toekomstige e-mail van jou belandt dan niet meer in de spambox en spamfilters leren om jouw e-mails te herkennen als veilig, waardoor jouw berichten ook bij andere ontvangers eerder in de inbox worden afgeleverd.

10. Blacklist
Als je e-mail wordt teruggestuurd en daarin wordt een van onderstaande foutmeldingen genoemd, dan is er een probleem met je e-mailadres, domein of de mailserver:
550 Recipient rejected
551 Denied for Spam
553 Rejected
554 Service unavailable; Client host [] blocked using Barracuda Reputation
554 Your access to this mail system has been rejected due to the sending MTA’s poor reputation
554 Denied (Mode: normal)
571 spam source blocked – psmtp

In bovenstaande gevallen staat je domeinnaam of het IP-adres van de mailserver mogelijk op een blacklist. Dat zorgt ervoor dat alle e-mail die jij stuurt, meteen wordt teruggestuurd. Je kunt daardoor naar een of meerdere e-mailadressen geen e-mail sturen.

Oorzaken blacklisted domein of IP-adres
De oorzaak kan bij jou liggen, maar evengoed bij een andere gebruiker van onze server. Neem je een ‘gewoon’ hostingpakket af, dan deel je de server met andere gebruikers. Als een andere gebruiker spam verstuurt, is de kans groot dat het IP-adres van de server op een blacklist terechtkomt. Iedereen op de server heeft dan last van het gedrag van de betreffende gebruiker. Gelukkig monitoren wij de servers continu, zodat we tijdig kunnen ingrijpen als er problemen dreigen te ontstaan.

Meestal is er geen opzet in het spel als jij of iemand anders spam verstuurt. Een e-mailaccount kan bijvoorbeeld gehackt zijn en via dat gehackte account kan de hacker spam versturen. Het e-mailadres wordt dan op een blacklist geplaatst, maar de kans is groot dat het IP-adres van de server (ook) op de blacklist terechtkomt. Alle gebruikers van de server krijgen problemen met het afleveren van e-mail. Eén gebruiker veroorzaakt dan de overlast voor alle anderen op de server, maar zonder dat er opzet in het spel is.

Domein of IP-adres van een blacklist verwijderen
Als je een melding ontvangt die erop wijst dat je domein, je e-mailadres of het IP-adres van de server op een blacklist staat, neem dan altijd contact op met Beijesweb. Wij kunnen dan de oorzaak onderzoeken, het probleem aanpakken en oplossen en vervolgens actie ondernemen om je domein, e-mailadres of het IP-adres van de blacklist te verwijderen. Probeer niet zelf om het IP-adres van de server van de blacklist te verwijderen. Als het probleem Doe dit vooral niet zelf, omdat het belangrijk is dat eerst de oorzaak van het blacklisten wordt aangepakt, anders wordt het IP-adres meteen weer geblacklisted. Het herhaaldelijk of zelfs voor een tweede keer op een blacklist terechtkomen kan betekenen dat een server er niet meer vanaf te halen is of pas na een wachttijd van een maand, betaling van een fee, etcetera.

Waarom wordt jouw mail tegengehouden door een spamfilter?
Vraag je je na het lezen van bovenstaande nog steeds af waarom je e-mail niet aankomt en hoe je de oorzaak ervan kunt ontdekken, dan adviseer ik je een aantal tests te doen. Daarmee kun je wellicht de oorzaak achterhalen.

Spamscore bekijken
Op mail-tester.com wordt je e-mail getest met het populaire SpamAssassin spamfilter. Ga naar de website, kopieer het e-mailadres dat je te zien krijgt en sluit het venster niet. Stel in je e-mailprogramma of in webmail een bericht op en verstuur dat aan het op Mail-Tester getoonde e-mailadres. Het beste stuur je een e-mail waarvan je weet dat het niet goed is aangekomen bij de ontvanger. Na het versturen van het bericht ga je terug naar de openstaande webpagina van Mail-Tester en klik je op de knop Check vervolgens je score. Je mail wordt door mail-tester beoordeeld op inhoud, checkt of je op een blacklist staat en of de DNS-instellingen (SPF- en DKIM-record) van het domein goed zijn. Met Mail-Tester kun je precies zien hoe goed een e-mail scoort en waar je deze nog kunt verbeteren.

Hoe hoger de score bij Mail-tester, hoe minder kans dat de mail als spam wordt aangemerkt. Je kunt maximaal 10 punten scoren op Mail-Tester.

Blacklists checken
Op Mail-Tester wordt ook gekeken op een aantal blacklists of het IP-adres van de server hierop voorkomt. Een uitgebreidere test kun je doen op MX Toolbox. Voer daar je domeinnaam in en klik op Blacklist Check. MX Toolbox zoekt zelf het IP-adres op van de server waarop je domein staat en checkt vervolgens op meer dan honderd blacklists of het IP-adres erop voorkomt. Het is normaal dat enkele blacklists niet worden weergegeven en reageren met een time-out. Krijg je de melding dat het IP-adres op een blacklist staat, neem dan contact met ons op.

Een vermelding op Backscatterer hoef je niet te melden. Backscatterer maakt blacklists aan op basis van zogenaamde ‘afzender verificatie bijschriften’. Daarmee volgt Backscatterer echter niet de officiële regels op, waardoor wereldwijd heel veel mailservers onterecht op de blacklist zijn vermeld bij Backscatterer. De blacklist van Backscatterer kun je negeren omdat de blacklist niet wordt gebruikt door enige partij om mail te blokkeren.

Gegarandeerde bezorging
Helaas is garantie op bezorging in de inbox van de ontvanger onmogelijk. Je blijft namelijk afhankelijk van hoe de ontvangende partij jouw mails behandeld.Wel kun je ervoor zorgen dat er geen technische en inhoudelijke redenen zijn om jouw e-mail te weigeren.

Het beste kun je met behulp van Mail-Tester checken hoe jouw berichten scoren en aan de hand van de resultaten verbeteringen doorvoeren. Scoor je 10 punten, dan doe je het perfect en is geen verbetering meer mogelijk. Check dan ook de blacklists via MX Toolbox en neem contact met ons op als je de melding krijgt dat de server op een blacklist staat.

Als alles in orde is, dan is de kans groot dat je e-mail in de inbox van de ontvanger terechtkomt. Maar het is geen 100% garantie.
Wordt je mail ondanks al je inspanningen toch als spam gezien, dan kun je het beste contact opnemen met de ontvangende partij. Zij kunnen mogelijk in het log van de server achterhalen wat de oorzaak is.